RAPAT KOMANDO SATUAN (RAKOMSAT)

NOMOR : 003/Menwa/STAIS/IX/2016

TENTANG RANCANGAN PERATURAN ORGANISASI SATUAN RESIMEN MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM SYAICHONA MOH. CHOLIL BANGKALAN

Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa, Rapat Komando Satuan (Rakomsat) Resimen Mahasiswa "Mahasurya" Satuan "Syaikhuna" Keluarga   Mahasiswa Sekolah Tinggi Agama Islam Syaichona Moh. Cholil tahun 2016 di Bangkalan setelah:

Menimbang        : Mengingat          :	1.    Bahwa demi mewujudkan ketertiban dan kelancaran serta pelaksanaan RAKOMSAT2 UKM Satuan Resimen Mahasiswa Syaikhuna Sekolah Tinggi Agama Islam Syaichona Moh. Cholil Bangkalan, maka dipandang perlu adanya Rancangan Peraturan Organisasi UKM Satuan Resimen Mahasiswa Keluarga Mahasiswa  Sekolah Tinggi Agama Islam Syaichona Moh. Cholil Bangkalan. 2.  Bahwa untuk memberi kepastian hukum, maka dipandang perlu untuk menetapkan  Rancangan Peraturan Organisasi UKM Satuan Resimen Mahasiswa Syaikhuna Keluarga Mahasiswa  Sekolah Tinggi Agama Islam Syaichona Moh. Cholil Bangkalan . 1.   Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) UKM Satuan Resimen Mahasiswa Syaikhuna. 2.   Hasil Rapat Kerja UKM Satuan Resimen Mahasiswa Syaikhuna
Memperhatikan  :	Hasil Pembahasan peserta Rapat Kerja Komando Resimen Mahasiswa "Mahasurya" Satuan Resimen Mahasiswa "Syaikhuna" Keluarga Mahasiswa Sekolah Tinggi Agama Islam Syaichona Moh. Cholil Bangkalan  tahun  2016
Menetapkan       :	1.   Rancangan Peraturan Organisasi UKM Satuan Resimen Mahasiswa Syaikhuna Keluarga Mahasiswa  Sekolah Tinggi Agama Islam Syaichona Moh. Cholil Bangkalan. sebagaimana terlampir. 2.   Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Bangkalan, 09 September 2016

MENGESAHKAN,

PIMPINAN SIDANG RAPAT KOMANDO SATUAN

TAHUN 2016

KETUA, AS’ARI YADI NBP/NIM. 17941119448

SEKRETARIS, IQBAL JULIANSYAH NBP/NIM. 11629140093

PERATURAN ORGANISASI

SATUAN RESIMEN MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM SYAICHONA MOH. CHOLIL BANGKALAN

1.        KESEKRETARIATAN

Untuk mempermudah dan memperlancar segala bentuk administrasi serta beberapa jenis surat-surat Satmenwa KM STAIS BANGKALAN, maka ada beberapa jenis surat yang dikeluarkan dan kode yang digunakan.

a.    Surat-surat UKM Satmenwa KM STAIS BANGKALAN adalah surat administrasi yang ditetapkan dalam organisasi baik untuk keperluan internal maupun eksternal.

b.    Hal ini dilakukan sebagai pedoman pelaksanaan administrasi surat menyurat UKM Satmenwa KM STAIS BANGKALAN serta menjadi keseragaman bentuk dan jenisnya.

2.        JENIS SURAT

a.     SURAT BIASA

Isi dari surat biasa dapat dikelompokkan dalam beberapa hal, yaitu:

-       Permohonan           

-       Pemberitahuan

-       Undangan

-       Ucapan selamat/ikut bela sungkawa

-       Pengantar

b.    SURAT MANDAT

c.     SURAT TUGAS

d.    SURAT KETERANGAN

e.     SURAT KETETAPAN dan SURAT KEPUTUSAN

f.     SURAT PERINGATAN

g.    SURAT CETAKAN (KARTU)

h.    SERTIFIKAT

i.      NOTA DINAS

3.        ISI SURAT

Kertas Surat

a. Warna Putih bersih

b. Ukuran folio F4 (Legal HVS)

c. Ditulis dengan huruf Arial ukuran 11 dengan spasi 1,5

Kop Surat Setiap surat resmi harus dibuat di atas kertas yang terdapat cetakan kepala (Kop) surat. Kop surat atau kepala surat terletak di pojok kiri atas yang tersusun dengan ketentuan sebagai berikut:

a.    Nama lembaga Komando Resimen Mahasiswa “Mahasurya”

b.    Nama lembaga MENWA

c.    Kemudian nama KELUARGA MAHASISWA SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM SYAICHONA MOH. CHOLIL BANGKALAN.

d.   Garis tunggal sepanjang batas antara dua margin (kiri dan kanan).

4.        NOMOR SURAT

Terdiri dari 5 (lima) bagian, yaitu:

Kode Jenis Surat/Nomor Urut/Pengirim/KMSTAISBANGKALAN/Bulan/Tahun.

Keterangan:

a.     Keterangan Surat sesuai dengan jenis surat

Contoh:

SURAT BIASA: B

b.    Nomor Urut

-       Nomor surat untuk surat-surat resmi/biasa/mandat/tugas/keterangan.

-       Nomor surat untuk surat-surat keputusan dan surat-surat ketetapan. Nomor surat baik untuk a.1 maupun untuk a.2 diatas. dimulai dengan nomor 001 sampai dengan tak terbatas dan diperbarui kembali dengan nomor 001 setiap periode pergantian kepengurusan.

Contoh: B/001/MENWA/KMSTAISBANGKALAN/IX/2017 (untuk lembaga MENWA)

B/001/Satgas.RaKomSat/MENWA/KMSTAISBANGKALAN/IX/2017 (untuk Satuan Tugas)

c.     Pembuat/Pengirim

MENWA        = Untuk lembaga Resimen Mahasiswa

Satgas. …….   = Untuk Satuan Tugas dan disebutkan nama kegiatan

d.    Nama lembaga KM STAIS BANGKALAN (Keluarga Mahasiswa Sekolah Tinggi Agama Islam Syachona Moh. Cholil  Bangkalan)

e.     Bulan

I           = Januari          VII      = Juli

II         = Februari        VIII     = Agustus

III        = Maret           IX        = September

IV        = April             X         = Oktober

       V         = Mei               XI        = Nopember

VI        = Juni              XII      = Desember

f.     Tahun

Tahun yang digunakan adalah tahun masehi: 2016, 2017.... dan seterusnya.

5.        POKOK SURAT (Derajat, Klasifikasi, Lampiran dan Perihal)

(Derajat) maksud surat derajat disesuaikan dengan isi atau jenis surat yang ditulis sebelum klasifikasi (tepat diatasnya) padat dan jelas dengan huruf biasa tanpa garis bawah.

    Contoh:

                        - Derajat: Rahasia/Segera/ Sangat Rahasia

(Klasifikasi) maksud surat Klasifikasi ditulis sebelum lampiran surat (tepat diatasnya) padat dan jelas dengan huruf biasa tanpa garis bawah.

    Contoh:

                 - Klasifikasi: Biasa/Penting/kilat

(Lampiran) adalah kelengkapan surat berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran surat ditulis di bawah nomor surat dengan tulisan lengkap. Penulisan hendaknya ringkas tapi jelas, jika tidak ada lampiran maka tidak perlu ada dan diberi tanda ( - ).  Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi:

a.     Untuk menyampaikan maksud tertentu.

b.    Sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan harus disebutkan dalam isi surat.

    Contoh:

- Lampiran: 1 (satu) lembar

- Lampiran: 1 (satu) berkas proposal

Kata "berkas" digunakan bila lampiran berjumlah lima lembar atau lebih.

(Perihal) ditulis setelah lampiran surat (tepat di bawahnya) dengan singkatanPerihal. Penulisannya hendaknya singkat, padat dan jelas serta ditulis dengan huruf biasadan garis bawah.

    Contoh:

                 - Perihal : Undangan

                 - Perihal : Permohonan Dana

    Contoh seluruh:

Nomor                     : B/009/MENWA/KMSTAISBANGKALAN/IX/2016

Derajat                    : Segera

Klasifikasi               : Penting

Lampiran                 : 1 (satu) berkas proposal

Perihal                     : Permohonan Dana                                        

6.        ALAMAT SURAT

Alamat Surat terletak lurus sejajar dengan perihal di sebelah kanan, lampiran dan perihal dengan jarak 1.15 spasi. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan tujuan surat adalah sebagai berikut:

a.     Jika tujuan surat perorangan diawali dengan Bapak/lbu/Saudara.

b.    Jika tujuan surat adalah lembaga / jabatan, tidak perlu diawali dengan  Bapak / lbu / Saudara.

Contoh :         

Kepada

Yth.     KETUA KM STAIS BANGKALAN

Di  -                

            Bangkalan

7.        ISI SURAT

Isi surat organisasi UKM SATMENWA KM STAIS BANGKALAN terdiri dari 3 bagian, yaitu:

a.     Salam dan kalimat Pendahuluan

Surat organisasi Satuan Resimen Mahasiswa KM STAIS BANGKALAN menggunakan salam “Widya Castrena Dharma Siddha” ditulis dengan menggunakan Italic (miring).

b.    Ditulis dengan dasar yang menjadi maksud dan tujuan kegiatan yang diselenggarakan.

Contoh:

a.             Keputusan Bersama Menteri Pertahanan, Menteri Pendidikan                        Nasional. Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah RI Nomor :      KB/14/M/X/2000, Nomor  :6/U/KB/2000, dan Nomor  : 39 A tahun 2000 tanggal 11 Oktober 2000 tentang Pembinaan dan Pemberdayaan Resimen Mahasiswa Indonesia.

b.             Surat Keputusan Surat Keputusan Ketua Keluarga Mahasiswa Sekolah Tinggi Agama Islam Syaikona Moh. Cholil Bangkalan Nomor 009/A.II.03/STAIS/IX/2016 tentang Pembentukan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Satuan Resimen Mahasiswa (SATMENWA) KM STAIS BANGKALAN.

c.             Hasil rapat Satuan Tugas Rapat Komando Satuan dan Serah Terima Jabatan UKM Satuan Resimen Mahasiswa KM STAIS BANGKALAN pada tanggal 09 September 2016.                                                                                                  

c.     Uraian persoalan/isi/pokok/maksud surat

Untuk jenis surat undangan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

-       Dalam penulisan kapan acara akan dilangsungkan, hendaknya selalu diawali dengan kata“ yang akan diselenggarakan pada:

-       Hari/Tanggal. Nama hari disebutkan terlebih dahulu, baru kemudian tanggal.

-       Waktu. Untuk penulisan waktu memakai angka dan menggunakan WIB

-       Tempat Di mana acara akan dilaksanakan harus ada jelas dan lengkap, agar memudahkan pihak yang diundang menghadiri acara.

-       Agenda Acara/Tema. Agar yang diundang sudah memiliki gambaran terlebih dahulu terhadap acara yang akan didatanginya.

Contoh:

.......... akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal   : Jum’at, 09 September 2016

  Tempat             : Hall Meeting Lt. 1 Gedung AULA KM STAIS Bangkalan

Waktu                         : Pukul 09.00 WIB s. d. selesai

Acara               : Serah Terima Jabatan

d.    Penutup

Pendahuluan dan penutup sebaiknya tidak lebih dari 2 alinea. Sedangkan isi/uraian persoalan dibuat ringkas, padat, jelas, sopan, wajar, dan tidak bertele-tele.

8.        PENUTUP SURAT

Dalam pembuatan surat-surat resmi/rutin/biasa yang dibuka dengan kata “Widya Castrena Dharma Siddha” .

Contoh:

Demikian surat undangan ini kami buat, atas perhatian dan partisipasi Saudara/i kami sampaikan terima kasih.

9.        TANGGAL SURAT

Tanggal surat terletak diatas surat sejajar dengan nomor surat. Tanggal surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat, kemudian disambung tanggal/bulan/tahun.

10.    PENANDATANGANAN SURAT

Penandatanganan surat dilakukan dengan kententuan:

a.    Penyebutan lembaga pengirim surat terlebih dahulu yang terletak dibagian kanan bawah surat.

b.    Setiap surat yang mengatas namakan pengurus organisasi, harus ditandatangani oleh 1 orang, yakni Komandan Satuan atau Komandan Delegasi serta dibubuhi tanda tangan dan stempel Kepala Sekretariat di bagian cover amplop.

c.    Untuk surat satuan tugas jika ditujukan kepada pihak eksternal (non panitia) harus di tandatangani Komandan Satuan Tugas dan dibubuhi stempel lembaga organisasi yang membentuk panitia tersebut serta dibubuhi stempel Kepala Sekretariat di bagian cover amplop.

d.   Dibubuhi stempel lembaga dan stempel Kepala Sekretariat, dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan Komandan Satuan dan Kepala Sekretariat.

e.    Penulisan nama Komandan Satuan ditulis dengan huruf besar di huruf pertama nama.

f.     Posisi tanda tangan tepat di atas nama dan NBP yang bersangkutan sedangkan pembubuhan Stempel terletak pada posisi sebelah kanan menghimpit 1/4 sejajar dengan tanda tangan Komandan Satuan.

g.    Untuk surat-surat resmi yang ditujukan pada eksternal organisasi harus ditandatangani Komandan Satuan dan Kepala Sekretariat, dalam keadaan tertentu (Komandan Satuan dan Kepala Sekretariat tidak berada di tempat), maka Wakil Komandan Satuan atau Wakil Kepala Sekrtariat yang di mandatkan dapat menandatangani surat tersebut.

h.    Sedangkan untuk Internal Organisasi dapat ditandatangani oleh Komandan Satuan dan KepalaSekretariat lembaga yang bersangkutan.

11.    TEMBUSAN

Surat Satmenwa KM STAIS BANGKALAN akan mempunyai tembusan bila copy surat dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dengan cara itu pihak yang menerima tembusan ikut mengetahui permasalahan surat dan mengetahui  kepada siapa  saja surat yang diterima. Tembusan juga harus disertai dengan tanda bukti penerimaan surat.

12.    COVER AMPLOP SURAT

Cover amplop surat menggunakan amplop putih polos berukuran 110 x 230 mm, dengan ketentuan, sebagai berikut:

a.     Nama lembaga Komando Resimen Mahasiswa “Mahasurya”

b.    Nama lembaga MENWA

c.    Kemudian nama KM STAIS BANGKALAN.

d.   Garis tunggal sepanjang batas antara dua margin (kiri dan kanan).

e.    Logo Mahasurya

f.     Logo Syaikhuna

g.    Tanggal dan nomor surat sesuai dengan isi surat

h.    Klasifikasi surat sesuai dengan klasifikasi isi surat yang berada di pojok kanan atas amplop

i.      Tujuan surat sesuai dengan isi surat yang akan dituju

  

Contoh:

PENTING

KOMANDO RESIMEN MAHASISWA MAHASURYA

SATMENWA / SYAIKHUNA

KELUARGA MAHASISWA

SYAICHONA MOH. CHOLIL BANGKALAN

Add caption

 

Add caption

Tanggal         : 09 September 2016

Nomor            : IX/060/MENWA/KMSTAISBANGKALAN/IX/2016                                           

                       

Kepada                                  Yth. Ketua KM STAIS

Bangkalan

                                                                                                di -

                                                                                                Bangkalan

13.    PENGARSIPAN

Penyimpanan arsip organisasi Satmenwa KM STAIS BANGKALAN, melalui prosedur sebagai berikut:

1.         Membaca surat

Tujuan membaca surat ialah untuk mengetahui isi surat, asal atau tujuan surat dan yang paling pokok adalah tanggal surat. Disamping itu juga untuk mengetahui apakah sudah ada persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan bahwa surat tersebut sudah boleh disimpan. 

2.         Memberi kode

Kode yang digunakan adalah kode surat masuk/keluar,disamping itu juga tanggal yang tercantum pada baris tanggal. 

3.         Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode dan tanggal yang sama dikelompokkan menjadi satu sehingga mempermudah dan memperlancar penyimpanan.  

4.         Mencatat surat

Surat-surat,sebelum disimpan pada tempatnya,dicatat dahulu dalam buku agenda.

14.    PEMBUATAN LAPORAN KEGIATAN

Adapun laporan pertanggung jawaban (LPJ) untuk semua kegiatan yang diselenggarakan  oleh kepanitiaan harus dengan ketentuan-ketentuan sebagai bertikut:

1.         Halaman judul

2.         Lembar pengesahan

3.         Kata pengantar

4.         Daftar isi

5.         daftar lampiran

6.         Bab I : Pendahuluan

·      latar belakang

·      landasan pemikiran

·      landasan pelaksanaan

·      maksud dan tujuan

·      nama dan tema kegiatan

7.         Bab II : Hasil laporan

·      Berita acara kegiatan

·      time schedule kegiatan

·      desain kegiatan 

·      peserta dan pelaku kegiatan

·      waktu dan tempat kegiatan

8.         Bab III : Laporan keuangan

·      pemasukan

·      pengeluaran

·      grand total

9.         Bab IV : Penutup

·      hasil kegiatan

·      faktor penghambat

·      faktor pendukung

·      solusi

·      ucapan terimaksih

10.     Lampiran

·      Surat dan proposal

·      Materi

·      Dokumentasi

·      Kwitansi

·      Lain-lain

15.    INVENTARISIR

Inventaris adalah barang-barang yang direkomendasikan oleh pengurus.Registrasi inventaris dengan label No…..MENWA-KMSTAISBANGKALAN……(angkatan dalam romawi)…...(bulan dalam romawi)……(Tahun dalam latin)

Contoh :No….MENWA-KMSTAISBANGKALAN.I.IX.2016

16.    PENDANAAN

1.      Anggota

iuran wajib anggota adalah Rp. 2.000,00 dalam tiap minggu

2.      Pengurus

iuran wajib pengurus adalah Rp.5.000,00 dalam tiap minggu

17.    PENCABUTAN ATRIBUT

Bagi anggota yang mengundurkan diri atau yang dicabut keanggotaannya diwajibkan mengembalikan atribut yang mencerminkan organisasi, seperti:

1.    KTA (kartu tanda anggota)

2.    Bedge

3.    Sertifikat

4.    Atribut lain yang menunjukkan identitas Resimen Mahasiswa Mahasurya dan UKM Satuan Resimen Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Sekolah Tinggi Agama Islam Syaichona Moh. Cholil Bangkalan.

18.    STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI UKM SATUAN RESIMEN MAHASISWA

UNIVERSITAS YUDHARTA PASURUAN

 

                                                                                                                                                      

             

           

		PERSONIL

 

Keterangan

1.                                                Garis Intruksi

2.                  ---------------------    Garis Koordinasi

Ditetapkan di  : Bangkalan

Hari/Tanggal   : Sabtu, 09 September 2016

Waktu             : 09.09

Pimpinan Sidang Pleno

KETUA, As’ari yadi NBP/NIM. 17941119448

SEKRETARIS, Iqbal Juliansyah NBP/NIM. 1629140093